Halkla ilişkileri; “bir işletmenin toplumla bütünleşme yönünde harcadığı çabaların tümü” olarak ifade edebiliriz. Rekabetin çok çetin olduğu günümüzde halkla ilişkiler her türlü işletme ve kurumun en önemli bölümlerinin başında gelmektedir. Gerek kurum içi halkla ilişkiler, gerekse çevreyle olan halkla ilişkiler kurumun sağlıklı işleyişinde ve entropiye (entropi: sistemdeki faaliyetlerin bozulması, dengenin bozulmasına, karışıklık ve aksaklıkların ortaya çıkması sonunda sistemin faaliyetlerinin durması) girmeden yaşamını sürdürmesinde olmazsa olmazdır. Halkla ilişkiler ne kadar başarılı yapılırsa kurum o derece başarılı olur.
Kurum kültürü; herhangi bir kuruma özgü davranışları, inançları ve alışkanlıkları kapsar. Kültür o kurumun üyeleri tarafından paylaşılır, onların davranışlarını düzenler. Çalışanların kurumsal aksiyonlarının kurum kültürüyle örtüşmesi, yönlendirilebilmesi ve normların grup üyeleri tarafından kabul edilmesi halinde yerleşmiş bir kurum kültürü oluşur.
Kurum çalışanları kültüre saygı duyar, ona göre davranır, yaşaması ve gelişmesi için çalışır. Kurum kültürü sonradan kazanılır, yöneticilerin aktarımı ile ortaya çıkar. Kurum kültürünün devamı ve sağlıklı işlemesi için işe alımda uygun adayı seçmek gerekir. Kurum kültürünün oluşması için üst yönetimin emek vermesi ve istikrarlı olması çok önemlidir. Kurum kültürü farklı kültürlerden gelen kişilerin farklılıklarını ortak değerler düzleminde birleştirir. Kurum kültürü çalışanlar için anlam yaratır, iş tatmini sağlar. Kısaca kurum kültürü kurumun sağlıklı olmasını, sağlıklı yaşamasını sağlar. Eğer kurum çalışanları o kültürü benimsemezse kurumun işleyişi, iç ve dış iletişimi sorunlar yaşamaya, bunun doğal sonucu olarak kurum zayıflamaya başlar.
Temsil, tüm kurumlar ve makamlar açısından önemlidir. Bu sebeple resmi veya özel makamları temsil eden özel kalem, çok önemli bir görevdir. Özel kalem, kamu veya özel sektördeki üst düzey yöneticinin görüşmelerini düzenleyen, gizlilik derecesi bulunan yazışmalarını yapan, özel işlerini yerine getiren kimsedir. Özel kalem temsil ettiği makamı ne kadar iyi temsil ederse temsil ettiği kişi veya kurum o derece başarılı olur. Özel kalem, bir kurumda protokol kurallarını, iletişim tekniklerini en iyi bilen kişi olmalıdır.
Özel Kalem görevi, çok dikkat ve fedakârlık isteyen, her şeyi takip etme becerisi, çalışkanlık, sebat, dürüstlük, sabır ve güvenirlik gerektiren bir görevdir. Özel Kalem, yönetici ile iç paydaşlar ile dış paydaşlar, yani kurumda yönetici ile çalışanlar ve yönetici ile halk arasında çok önemli bir köprüdür. Köprünün sağlıklı olması kurumun ve en üst yöneticinin sağlıklı olmasını, kurumun iyi yönetilmesini sağlamaktadır. Yani Özel Kalem, yöneticisini başarılı kılacak kişidir.
Uzun bir girişten sonra gelelim konumuza. Geçtiğimiz süreçte bir kurumun özel kalemini değişik zaman aralıkları ile dört kez telefonla aradım. Her dördünde de telefon meşgule atıldı ve sonradan geri dönüş yapılmadı. İletişimin büyük kısmının telefona dayalı olduğu günümüzde bir kurumun yöneticisini en üst düzeyde temsil eden bir kişinin bu iletişim yolunu neredeyse kapalı tutması onun temsil yeteneğinin sorunlu olduğunu göstermektedir. Bir kişi bir kurumun özel kalemini arıyorsa elbette önemli ve geçerli nedeni vardır. Kimse bir özel kalemi sırf iş olsun diye aramaz. İnsan ilişkilerinin giderek ön plana çıktığı, iletişimin en üst düzeyde yaşandığı, müşteri veya paydaşlarının memnuniyetini en üst düzeye çıkaracak halkla ilişkiler çalışmalarının yürütüldüğü günümüzde bu tür bir özel kalem uygulamasını doğru bulmuyorum. Özel kalem kurumun dışa açılan yüzü, görünen niteliğidir. Özel kalemin aksaması çok iyi yürütülmesi gereken iletişimin aksamasıdır. Yapılan bu yanlış uygulama özel kalemi değil, temsil ettiği üst yöneticisinin imajını olumsuz etkilemektedir. Aslında özel kalem aksayan iletişimi düzenlemekle görevli bir personeldir. Yani özel kalemin hata yapma lüksü yoktur.
“Başkalarını bilen kimse bilgili, kendini bilen kimse bilgedir. Başkalarını yönetmek kuvvettir; kendini yönetmek iradedir.” (Lao Tzu)
Aydınpost ANDROID'de TIKLA YÜKLE! Aydınpost APPSTORE'da TIKLA YÜKLE!
