Günümüz iş hayatında en aktif kullanılan yerler genellikle ofisler oluyor. Özellikle yeni nesil şirketlerde daha modern ve aktif bir çalışma alanı için paylaşımlı ofisler tercih ediliyor. Özellikle sık sık toplantıdan toplantıya koşuşturanlar için birebir olan paylaşımlı ofisler, toplantı odaları ile de sık sık tercih ediliyorlar. Toplantı odası hizmetleri, iş ortaklarınız ile görüşmenizi, toplantılarınızı ve sunumlarınızı interaktif bir şekilde gerçekleştirebileceğiniz alanlar. Prestijli ve ulaşımı kolay bir lokasyonda kiralayacağınız ofislerin toplantı odaları, markanızı öne çıkarıyor.
Ancak her ne kadar toplantı odaları şirket ve kurumların istekleri üzerine yeniden tasarlansa ve çok farklı isteklere hitap eden çeşitlilikler sunsa da bir takım noktalara dikkat etmek gerekiyor. Bu noktaların başında ise şüphesiz odaların seçimi geliyor.
Kiraladığınız toplantı odası küçük ise burada bulunması gereken materyaller ile büyük toplantı salonları ve konferans salonlarında bulunması gereken makine ve teçhizatlar farklılık gösterdiğinden daha avantajlı oluyorsunuz0. Örneğin asgari olarak masa, sandalye dışında sunum için bir perde ya da televizyon olmalı. Üzerinde çizim yapmak için ise flipchart ya da yazı tahtası. Bunların dışında PC, ses sistemi, mikrofon, kulaklık, görüntülü konuşma ekipmanları, sesli not alma ekipmanları tercihe göre seçilebilir özellikler.
Ayrıca yapılan ofisin dizaynı ve tasarımda kullanın masanın ne kadar fonksiyonlu olduğu da bir o kadar önemlidir. Kullanılan masanın kişi sayısına göre düzenlenebilmesi gerekmekte. Küçük ekiplerde kullanılacak olan büyük masalar kişilerin birbirini duymasını engelleyebilir ve iletişim kopukluğu yaşanabilir. Büyük ekiplerde kullanılan küçük masalarda kişilerin sıkıntı yaşamasına neden olur ve toplantıların verimini düşürdüğü gibi sizin de prestijinize kötü yansır.
Türkiye’de toplantı odası hizmeti veren ve en çok tercih edilen firmalar şunlardır:
● Workinton
● Kolektif House
● E Ofis
Toplantı salonunun bir diğer önemli konusu ise konumudur. Toplantıya katılacak kişilerin mekana hızlı bir şekilde varmasını sağlayacak bir yer seçmenin önemlidir. Eğer kiralanacak toplantı salonunuz dışında ortak bir iş alanınız daha varsa, kiralanan toplantı salonu asıl iş yerinize yakın bulunursa çok daha aktif bir geçiş olacaktır. Bu, toplantıya katılacak katılımcıların belirledikleri saat ve yolları kullanarak geç kalma riski ortadan kaldırarak salona varmasına olanak tanır. Eğer ikinci iş alanınız yoksa kiralanacak toplantı salonu katılacak kişilerin yaşam alanlarına yakın mesafede tutmalısınız. Genel ve ortalama bir konum seçmek en verimlisi olarak kullanılmaktadır. Bu durumda yine katılacak kişilerin geç kalma problemini ortadan kaldırmayı amaçlar.
Sizin ve iş ortaklarınızın konforunu en üst düzeyde tatmin edecek bir toplantı salonu, aslında sandığınızdan daha büyük bir önem taşıyor. Rahatsız ve problemli bir toplantı salonu kullanmanız durumunda siz ve iş arkadaşlarınızın performansını ve konsantrasyonunda kötü etkiler görebilirsiniz. Böyle bir durumda ne yazık ki istediğiniz verimi elde edemediğiniz gibi bırakılan etki konusunda da sorunlar yaşayabilirsiniz. Bu durumun önüne geçmek için konforlu, kullananların rahatının düşünülmüş olduğu toplantı salonları tercih edebilirsiniz.
Son olarak değinilmesi gereken bir diğer konu da kiralanan toplantı salonunun içerdiği teknolojik aletler. Kullanabileceğiniz ne kadar çok teknolojik alet var ise işiniz o kadar kolay olacaktır. Çalışanlarınıza yapacağınız veya yaptıracağınız sunumların gösterimi, bunların pratiği her anlamda önem arz etmektedir. Dinleyenleri söylenenlere odaklamak ve dikkatlerini toplamak için pratik ve hızlı hareket etmek oldukça profesyoneldir. Bu durumda günümüzde en iyi ve en yeni teknoloji ile paylaşımlı ofislerde toplantılarını gerçekleştirebilirsiniz.
