Öncelikle e-fatura nedir gelin onu inceleyelim. e-Fatura, bir elektronik fatura türüdür. Elektronik fatura elektronik ortamda hazırlanan ve kağıda basılmayan bir fatura çeşididir. Maliye’nin sunucuları üzerinden alıcı ve satıcıya iletilir. İtiraz süreleri, iptal ya da iadesi kağıt faturaya göre farklılık gösterir. Elektronik faturanın iki türü vardı: e-fatura ve e-arşiv
e-Fatura, her iki tarafın da elektronik fatura kullanıcısı olduğu durumlarda kullanılan elektronik fatura çeşididir; Gelir İdaresi Başkanlığı'nın sunucuları üzerinden alıcı ve satıcıya iletilir.
e-Arşiv, e-fatura kapsamında olmayan vergi mükellefi tüzel kişilere ve aynı zamanda vergi mükellefi olmayan gerçek kişilere elektronik ortamda (e-mail) fatura gönderim biçimidir. İstek dahilinde, e-arşiv fatura beyaz A4 kağıt üzerine çıktı alınıp kağıt olarak da iletilebilir.
Ayrıca, yurt dışına mikro ihracat gerçekleştiren bir firma iseniz, e-arşiv fatura kesebilir, hizmet ihracı yapıyorsanız faturanızı e-arşiv fatura olarak düzenleyebilirsiniz. Ancak KDV muafiyeti için e-arşiv fatura gönderimi sırasında sistemden doğru kodu seçmeniz gerekmektedir. e-Fatura ile matbu faturada olduğu gibi dövizli işlemler gerçekleştirebilirsiniz.
Eğer e-fatura mükellefiyseniz 3 farklı şekilde sisteme geçiş yapabilirsiniz. Bunlar; GİB Portal, GİB ile Entegrasyon ve Özel Entegratör.
Bu 3 kanaldan biri aracılığıyla mali mührünüzü temin edip GİB başvurunuzu tamamlayarak e-fatura kullanıcısı olabilirsiniz.
e-Fatura sistemine geçiş yapan firmalar sisteme kayıtlı olan diğer firmalara satış faturası olarak e-fatura göndermelidir. e-Faturaya kayıtlı firmalara kağıt fatura kesilmesi durumunda bu faturalar geçersiz sayılır. Sisteme kayıtlı olmayan firmalara ise kağıt fatura ya da e-arşiv fatura düzenleyerek gönderebilirler.
Matbu fatura ile satış yapma süreci büyük bir iş gücü demektir; matbu faturayı bastırmak, maliyeden onaylatmak, fatura yazdırmak, imzalamak, kaşelemek, zarflamak, kargolamak, kargonun müşteriye ulaşıp ulaşmadığının takibi, zamanında tahsilat yapmak, fatura kopyalarını arşivlemek vs.e-Fatura kullanarak matbu fatura ve onunla birlikte gelen bütün iş yüküne veda edebilir, şirketinizdeki finansal kaynakları ve personel kaynağını işlerinizi büyütmek için değerlendirebilirsiniz.
Elektronik fatura kullanmanın, matbu fatura kesmeye göre avantajları şöyle sıralanabilir:
1. Faturalama maliyetiniz düşer, paranız cebinizde kalır.- E-fatura ile maliyet avantajı sağlarken operasyonel yükünüzü azaltırsınız. Kağıt, mürekkep, zarf, postalama, arşivleme, mutabakat vb. masraflarınız ortadan kalkar.- Birim başı ortalama 14-16 TL olan kağıt fatura maliyetleri e-fatura ile kuruşlar seviyesine kadar düşer.
Ayrıca, faturalarınızı daha hızlı hazırlayabilirsiniz. Böylece zamandan tasarruf edersiniz.
2. Tahsilatlarınız hızlanır, nakit akışınızı kontrol altına alırsınız.
Müşterilerinize faturalarınızı anında ulaştırabilirsiniz.
Faturada herhangi bir yanlış yapılması durumunda anında müdahale edebileceğiniz için hataların yol açtığı gecikmelerin önüne geçersiniz.
Faturanız müşterinize ulaştı mı, müşteriniz açtı mı, bilirsiniz.
3. Fatura yığınlarının arasında kaybolmaktan kurtulursunuz.
Yasal olarak her faturayı 10 yıl saklamanız gerekir. Bu da işletmeler için çok ciddi bir arşivleme sorunu ortaya çıkarır. Dijital arşivleme sayesinde dosyaların arasında debelenmek zorunda kalmazsınız, istediğiniz zaman eski faturalarınıza dijital ortamda rahatlıkla ulaşabilirsiniz.
Ayrıca, fatura saklamanın getirdiği iş yükü ve maliyetten de kurtulursunuz.
